1、向港澳台办提交申请材料。办会单位至少在对外承诺前3个月将书面申请送达港澳台办。申请内容应包括：
（1）港澳台会议的中文全称；
（2） 举办日期、会期、地点；
（3） 主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；
（4） 与会人员范围、会议规模、大陆及港澳台地区与会代表名单；
（5） 会议的主题、议题和主要内容；
（6） 举办港澳台会议的必要性、预期达到的目的、利弊分析；
（7） 经费来源及经费预算；
（8）主要发言人及发言题目；
（9）会议联络人员及联系方式。
2、港澳台办行文上报教育部审批。
3、 获取教育部批件。
4、 对外承诺或发布会议通知。教育部批准同意办会后，办会单位正式对外承诺或发布会议通知。
5、 正式举办会议。由各办会单位负责港澳台会议的具体事务。
6、会议结束后，办会单位于1个月内完成会议总结报告，交港澳台办上报有关单位。总结报告的主要内容如下：
（1） 会议名称、时间、地点、与会人员、主题、协办单位和学术牵头人；
（2） 详写会议学术内容，如国内外本学科的动向、趋势、水平介绍和评价，与会知名学者的最新研究成果和动向，结合会议交流信息，突出重点，侧重创新，述评结合；
（3） 会议反映出来的我国在该学科领域与国际水平的差距，存在的问题和建议、感受等；
（4） 反映会议信息动态的论文集出版情况；
（5） 篇幅以3000～8000字为好，可附上图表，纸制版与电子版请一并提交；
（6）电子版会议总结可发送至 ailongfei@mail.ccnu.edu.cn 邮箱。
